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いつもSohos-styleをご愛顧頂きありがとうございます。
Sohos-Styleのお仕事の中には、企業などに電話かけをおこなうものが少なくありません。電話は顔が見えない、声だけのコミュニケーションです。
そのため、話し方や声のトーン次第で、あなただけでなく会社の印象が左右されます。
相手に不快感を与えてしまえば、仕事が打ち切りになる恐れも生じます。
そこで、今回は電話をかける場合の注意点、話し方、電話でよく使われる言葉遣いなどをご紹介します。
1.第一声を感じよく、名前を名乗る
電話を受ける相手は、こちらからの電話を待っているわけではありません。
第一印象をよくするために、丁寧且つ明るくはっきりした声を心掛け、自分から名前を名乗ります。
名前を名乗ったら、以下のように日頃の取引などに対するお礼の挨拶をしましょう。
「私、△△の〇〇と申します。いつもお世話になっております。」
「お忙しいところ、申し訳ございません。」
2.取り次いで欲しい相手の部署名、氏名を伝える
電話をとった方は、必ずしも用件を伝えたい相手ではありません。
取り次いで欲しい相手の部署名、氏名を伝えてから用件に入るようにしましょう。
3.相手の都合を聞いてから用件に入る
相手の都合を聞いてから用件を伝えるなど、気配りのある電話をかけるようにしましょう。
相手が今は話せないというのであれば、すぐに電話を切り、改めて電話するようにしましょう。
4.電話の目的を簡潔に伝える
言いたいことをはっきりと言い、相手に簡潔に伝わるようにしましょう。
ダラダラとした電話は、次回電話した時に敬遠される事もありえます。
5.電話の終わりは、丁寧な挨拶で
電話は、最後まで丁寧に応対して、終わるように心がけてください。
電話の終わりには、以下のように会話の内容を再確認したり、次の約束をお願いしたりします。
「それでは、お会いする件、よろしくお願いいたします」
「では、来週の金曜日に御訪問させていただきます。ありがとうございました」
「本日はお忙しいところ、ありがとうございました。失礼します」
また、電話を先に切るのは原則的にはかけた側とするのがマナーとされています。
電話を切る際は、ガチャリと音を立てないようにしましょう。
好印象を持ってもらえる電話のかけ方を身につけましょう☆