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Sohos-Styleのお仕事の中には、企業などに電話かけをおこなうものが少なくありません。電話のかけ方次第では、相手に不快感を与えてしまい、仕事が打ち切りになる恐れも生じます。そこで、今回は、電話をかける場合の注意点、話し方、電話でよく使われる言葉遣いなどをご紹介します。
１．第一声を感じよく
電話を受ける相手は、こちらからの電話を待っているわけではありません。第一印象をよくするために、丁寧且つ明るくはっきりした声で、以下のように挨拶しましょう。
「いつもお世話になっております。」
「お忙しいところ、申し訳ございません。」
２．相手の都合を聞いてから用件に入る
まずは相手の都合を聞いて、気配りのある電話をかけるようにしましょう。相手が今は話せないというのであれば、すぐに電話を切り、改めて電話するようにしましょう。
３．電話の目的を簡潔に伝える
言いたいことをはっきりと言い、相手に簡潔に伝わるようにしましょう。ダラダラとした電話は、嫌われるばかりか、次回電話した時に敬遠される事もありえます。
４．電話の終わりは、丁寧な挨拶で
電話は、最後まで丁寧に応対して、終わるように心がけてください。電話の終わりには、以下のように会話の内容を再確認したり、次の約束をお願いしたりします。
「それでは、お会いする件、よろしくお願いいたします」
「では、来週の金曜日に御訪問させていただきます。ありがとうございました」
「本日はお忙しいところ、ありがとうございました。失礼します」
また、電話を先に切るのは原則的にはかけた側とするのがマナーとされています。電話を切る際は、ガチャリと音を立てないようにしましょう。
